Bezpapierová kancelária (Paperless office solution):    Nexless Office

Bezpapierová kancelária alebo ak chcete Paperless Office –  je riešenie, ktoré v každom podniku umožní, aby všetci zodpovední ľudia mali podľa diferencovaného prístupového kľúča k dispozícii on line všetky podnikové dokumenty bez toho, aby sa všade povaľovali stohy papierov, ktoré zaberajú zbytočné miesto a spôsobujú zbytočný zmätok.

Ako to funguje?

Každý dokument do podniku prichádzajúci a z neho odchádzajúci je presne zaevidovaný pod jedinečným evidenčným číslom na mieste na to určenom – obvykle sekretariát riaditeľa podniku alebo iné na to určené miesto (podateľňa , atď. ). Následne je tento oskenovaný a uložený na príslušné miesto do elektronickej databázy – napríklad dodávateľská došlá faktúra sa uloží v knihe došlých faktúr.

Fyzicky sa faktúra uloží do knihy/šanónu došlých faktúr a tieto môžu byť centrálne uložené napr. u vedúceho ekonomického oddelenia.

V prípade, že ekonomické oddelenie podniku má viac účtovníkov, faktúra je v elektronickej forme k dispozícii výlučne vedúcemu ekonomického oddelenia a  tomu účtovníkovi, ktorý má podľa prístupového kľúča v kompetencii jej zaúčtovanie a likvidáciu. Na tomto princípe sa evidujú, triedia a spracovávajú všetky dokumenty do podniku prichádzajúce a  z neho odchádzajúce.